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Las empresas generan muchos datos e información en la gestión administrativa de su actividad económica, que tiene que estar siempre ordenado, para su posible utilización en un futuro, y también para de esta manera cumplir con las normativas vigentes.
Para ello es frecuente el uso de los libros, libros registro y registro como soportes materiales para el procesamiento de toda la información.
El libro o libro registro es aquel que esta encuadernado y por lo general es obligatorio que este al día..
El registro es el conjunto de hojas sueltas, que pueden colocarse en carpetas o archivadores para información interna de la empresa, esta no es obligatoria de llevar al día.
Tambien es el soporte informático que contiene información de la actividad de la empresarial.
Las clasificaciones de los libros y registros de la empresa son muy variadas y, a veces, dispersas. Estas están determinadas por la actividad económica de le empresa y por las legislaciones del derecho mercantil, tributario y laboral.
Una clasificación usual en las empresas es agrupar los libros por obligatorios y voluntarios:
Entre ellos están: el libro de registro de caja, libro de registro de bancos, libro de cuentas corrientes con clientes, registro de clientes, registro de proveedores, libro inventario de almacén, y el registro de fichas valorativas de almacén (entre otros).
EJERCICIO DEMOSTRATIVO:
1-. LOS LIBROS Y REGISTROS EN LA EMPRESA
Las empresas generan muchos datos e información en la gestión administrativa de su actividad económica, que tiene que estar siempre ordenado, para su posible utilización en un futuro, y también para de esta manera cumplir con las normativas vigentes.
Para ello es frecuente el uso de los libros, libros registro y registro como soportes materiales para el procesamiento de toda la información.
El libro o libro registro es aquel que esta encuadernado y por lo general es obligatorio que este al día..
El registro es el conjunto de hojas sueltas, que pueden colocarse en carpetas o archivadores para información interna de la empresa, esta no es obligatoria de llevar al día.
Tambien es el soporte informático que contiene información de la actividad de la empresarial.
Las clasificaciones de los libros y registros de la empresa son muy variadas y, a veces, dispersas. Estas están determinadas por la actividad económica de le empresa y por las legislaciones del derecho mercantil, tributario y laboral.
Una clasificación usual en las empresas es agrupar los libros por obligatorios y voluntarios:
· los libros obligatorios son aquellos que deben tener las empresas por mandato legal, teniendo unas normas de cumplimiento obligatorio en cada libro.
Ejemplos de libros obligatorios: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales, libro o registro mayor, libros de actas, libro de registro de socios, libro de registro de contactos, libro de aportaciones al capital, y el libro de registro del IVA.
· los libros voluntarios, son aquellos q no son exigidos a la empresa de forma legal, y que esta hace por necesidades internas.
Entre ellos están: el libro de registro de caja, libro de registro de bancos, libro de cuentas corrientes con clientes, registro de clientes, registro de proveedores, libro inventario de almacén, y el registro de fichas valorativas de almacén (entre otros).
2-. LIBRO DE REGISTRO DE CAJA. GESTIÓN DE CAJA
En este libro anotaremos diariamente todas las entradas y salidas de dinero en efectivo, así como los cheques entregados por algunos clientes de la empresa que optan por este método de pago, que permanecen provisionalmente en la caja física de la oficina hasta su ingreso en las cuentas bancarias.
No tenemos que confundir el libro de registro de caja de la cuenta contable Caja, integrada en el libro Mayor, por las siguientes circunstancias:
· Las funciones que cumplen ambos instrumentos de registro son diferentes.
· Al libro Diario se trasladan, mediante la técnica contable, las anotaciones del libro registro de caja.
· A su vez, del libro Diario se traspasan todos los apuntes correspondientes a la cuenta de Caja del libro Mayor.
· Los formatos de la cuenta de Caja del libro Mayor y del libro registro de caja suelen ser distintos.
La gestión eficiente de caja comporta la realización de las siguientes tareas:
-Designación de un empleado como responsable principal de las operaciones de caja y de un sustituto del mismo.
-Previsión, con tiempo suficiente, de los pagos en efectivo que se han de efectuar cada día.
-Mantenimiento del nivel idóneo de existencias de dinero en la caja, de acuerdo con las necesidades de la empresa.
-Ejecución de los cobros y pagos siempre con justificación documental.
-Anotación diligente de las operaciones.
-Recuento y arqueo diario al término de la jornada.
El recuento de caja consiste en inventariar el dinero existente en la caja física, contando los billetes, monedas y cheques, y obteniendo la suma total.
El arqueo de caja es la comprobación de que el total de dinero que arroja el recuento coincide con el saldo del libro de caja y con el saldo resultante de los justificantes de cobros y pagos.
En caso de que el arqueo no nos cuadre, será fundamentalmente debido a:
· Alguna equivocación en el momento del cobro y/o pago.
· Errores al pasar las cantidades en los justificantes o en el libro registro de caja.
· Pérdida de algún justificante de cobro o pago, o que ni se haya extendido.
3-. LIBROS REGISTRO DE CUENTAS CORRIENTES CON CLIENTES Y PROVEEDORES.
En general, los pilares de las relaciones públicas y la política comercial de cualquier empresa están constituidos por los proveedores y clientes.
Ya que estos elementos sustanciales en el cumplimiento de los objetivos empresariales, la empresa debe tener una política definida y diferenciadora a la vez que profesional y competitiva.
La empresa debe llevar un control administrativo unido a su política comercial, con la finalidad de ser una herramienta clave para la toma de decisiones y facilitar las actividades de gestión.
Los ficheros y los libros registro de cuentas corrientes son los mas habituales y necesarios en el control administrativo de proveedores y clientes.
Estos ficheros recogen aquellos datos que la empresa considera necesarios y de utilidad de cada uno de ellos: identificativos, productos, calidades, precios, volúmenes, condiciones de entrega y de pago-cobro, etc…
I los libros de registro de cuentas corrientes están destinados a registrar los movimientos de las corrientes reales valoradas de compras y ventas, y sus respectivas corrientes de pagos y cobros, de manera independiente para cada proveedor.
El rayado de estos dos libros son idénticos, la única diferencia esta en el encabezado con el fin de distinguir los clientes de los proveedores.
Estos libros pueden considerarse como parte de la historia de la gestión administrativa, ya que en los programas contables informáticos ya que a través de los programas contables informáticos se obtienen en el libro Mayor los movimientos detallados para cada proveedor y cliente.
Aplicando los criterios contables realizaremos las anotaciones en los libros.
En el libro de proveedores, todas las compras las colocaremos en el Haber y sus pagos en el Debe, resultando saldos acreedores o cero, salvo en los casos de anticipos a proveedores, en los que el saldo será deudor.
En el libro de clientes, las ventas las registraremos en el Debe y los cobros en el Haber, arrojando saldos deudores o cero, excepto en las situaciones de anticipos de clientes.
4-. GESTIÓN DE LAS CUENTAS BANCARIAS
En el libro de registro de bancos, la empresa lleva el control de las operaciones que realiza con las entidades bancarias mediante cuentas corrientes, cuentas de ahorro o cuentas de crédito.
En cada registro de estas operaciones se hace de manera independiente, utilizando libros o hojas diferentes.
Los formatos de control de los movimientos de las cuentas corrientes y de ahorro son iguales.
Las cuentas corrientes es el instrumento bancario habitual de canalización de los cobros y pagos: domiciliaciones, transferencias, cheques, entre otros.
En la gestión de las cuentas corrientes se suele observar el siguiente procedimiento:
- cumplimientos de las recomendaciones en el uso del cheque expresado en esta tabla:
- Todos los cheques emitidos se reflejan en la hoja del control del talonario e inmediatamente se anotan en el libro de bancos.
- Por medio de los extractos bancarios, se registran en el libro de bancos cualquier otra operación hecha a través de la cuenta corriente: domiciliaciones, transferencias, letras…
- Contraste y punteo de las operaciones contenidas en los extractos y en el libro de bancos.
- Archivo de los extractos bancarios por orden cronológico
- Conciliación bancaria periódica.
- Control continúo del saldo, corregido, en su caso, por otros datos de cobros y pagos imprevistos y no contemplados en los presupuestos.
- Anticipación con tiempo suficiente a las situaciones de déficit o superávit de tesorería problemáticos que requieran un proceso de toma de decisiones.
- Mantenimiento de relaciones idóneas con las entidades bancarias, de forma que proporcionen instrumentos de financiación al menor coste de los estados de déficit: descuento comercial créditos…
En la administración de las cuentas de crédito, es preciso resaltar los siguientes aspectos:
- La elección de una cuenta de crédito puede ser un recurso financiero apropiado en situaciones coyunturales de déficits transitorio pero no para solucionar un déficit permanente.
- La cantidad límite de disposición del crédito ha de determinarse en su cuantía precisa, ya que un valor por d3ebajo de las necesidades provocará situaciones de excedidos que incrementan el coste financiero por la aplicación de tipos de interés desmesurados. Por la otra banda un valor del límite muy distanciado de dichas necesidades ocasiona un coste superfluo por comisión de disponibilidad.
- Es necesario un control minucioso de las corrientes de cobro y de pago con el fin de realizar ingresos en la cuenta de crédito y en la cantidad apropiada.
- La cancelación de la cuenta de crédito debe efectuarse en el momento que ya no sea necesaria para la empresa.
Un ejemplo de cuenta corriente en una empresa seria así:
I esto seria un ejemplo de cuenta de crédito:
5-. LIBROS REGISTRO DE CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS
Cuando dos personas mantienen relaciones comerciales con uso de cuentas corrientes y una de ellas es una entidad de crédito, se dice que la cuenta corriente es bancaria.
Cuenta corriente bancaria: Contrato de depósito de dinero que incluye un pacto de disponibilidad por cheques, y un servicio de gestión que permite al depositante retirar o ingresar fondos en la cuenta corriente directamente o mediante un tercero convenientemente autorizado, si preaviso ni aplazamiento de ninguna clase.
Liquidación de cuentas bancarias
Las entidades bancarias remuneran los fondos depositados por los clientes en sus cuentas bancarias periódicamente, de acuerdo i dependiendo del contrato acordado, que se pactan libremente.
La liquidación de una cuenta bancaria consiste en calcular los intereses producidos por la cuenta.
El periodo de liquidación es el intervalo de tiempo que se toma para delimitar los abonos, adeudados y saldos que intervienen en el cálculo de intereses. En las cuentas corrientes acostumbran a ser semestrales.
En las operaciones de abonos o adeudos hay una serie de conceptos y son los siguientes:
- Fecha de la operación: es el día que se realiza una determinada operación.
- Fecha de valor de la operación: Es el día a partir del cual, la operación es considerada en firme para el cálculo de intereses.
- Fecha valor de cada saldo: Es la misma que la fecha de valor de la operación que lo produce.
- Días de valor del saldo: Es el numero de días que cada saldo se mantienen inalterado, devengando intereses. Este número de días interviene directamente en el cálculo de los intereses.
Las cuentas corrientes y de ahorro se toman los saldos diariamente para el cálculo de los intereses.
Los saldos acreedores son retribuidos a unos tipos nominales de entre el 0,1 y el 1% en función de los importes de los saldos y de los tipos de cuentas. Los saldos deudores o descubiertos devengan intereses a favor de la entidad bancaria a unos tipos de interés nominal del 15%.
La liquidación de intereses se realiza de acuerdo con las siguientes características:
- Los meses son computados a 30 días y el año a 365.
- El calculo de intereses utiliza la fórmula de interés simple:
- Se aplica el método hamburgués, que consiste en multiplicar cada saldo por los días valor de cada uno de ellos correlativamente. Estos productos se denominan números comerciales y se presentan mediante N.
- Para mantener la igualdad matemática se dividen entre cien los números comerciales que se conocen como números trucados.
- Con todas las operaciones anteriores obtenemos la formula del interés simple.
La liquidación de interés es comunicada por la entidad al cliente. La normativa exige que esta comunicación enviada por la entidad bancaria a su cliente contenga los siguientes datos:
- Periodo de liquidación
- tipos de interés aplicado
- Sumas de los números comerciales
- Importe de los números comerciales
- Importe de los intereses que resultan
- Impuestos retenidos, con expresión del tipo de base de cálculo
Un ejemplo de formato utilizado por las entidades bancarias seria el siguiente:
EJERCICIO DEMOSTRATIVO:
Anota en el libro registro de bancos los movimientos que a continuación se relacionan, correspondientes a la cuenta corriente n.º 6004, del Banco Rentabilidad, con domicilio en calle Pío Baroja, 30, de Guadalajara.
Movimientos:
08/07/2010. Saldo anterior: 2995,63€
09/07/2010. Negociación de efectos: 13518€
10/07/2010. Gastos de negociación: 420,22€
11/07/2010. Transferencia a n/favor: 8001,07€
12/07/2010. Reintegro, cheque n. 554: 3000€
13/07/2010. Pago efecto domiciliado: 6383,56€
14/07/2010. Pago domiciliado, teléfono: 179,48€
15/07/2010. Cheque a compensar, factura nº 1012
16/07/2010. Pago a Retal, S.L., cheque nº 454
17/07/2010. Recibo domiciliado, alquiler: 1162,94€
Solución:
